忘年会のシーズンがやってきた|新人が幹事を任された時

忘年会シーズンになってきましたね。

幹事役は新人が任される事もあり、初めての経験ではどうしたらいいのか困ってしまいますよね。

私も突然任された時は「なんで私？」と意気消沈したものです。
お店選びに日程の調整、気配りを考えるだけで頭が痛くなりますね(+_+)

てかどうして私？なんで私？往生際が悪くなるのは仕方ありません。

でもまぁ、任された以上はやるしかないです！

それにこれは腕の見せ所であり、自分の評価を上げるチャンスです。

経験談になりますが、終わってみると大したことないですよ(*'▽')

日時と連絡

まず日時を決めなければいけませんね。会社で決められた日時があれば別ですが、

必ず来てもらわなければならない役職の方々を基準に一人でも多くの人が参加できる日にちを決めなくてはなりません。

大事なのは参加・不参加の申し込み期限を設定する事、これに限ります。

「行けたら行く」だとか曖昧な返事をする人は絶対にいますから、期限を過ぎたら不参加といったようなルールを明確にしておくと良いと思います。

また、会費は事前に頂いたほうがドタキャンへの抑止、対処法になります。

キャンセル代はお店によってまちまちですが、不参加でも会費は返金できないといったルールは必須ですね。

開催日が決まったら連絡は規模が大きい会社だとしてもメールだけではなく、必ず来て貰わなければならない人には直接声をかける事が大事です。その際、ついでに忘年会の挨拶もお願いしてしまいましょう。

お店に関してはこのじてんではまだ未確定でも大丈夫、追って連絡しましょう。

兎にも角にもお店選び

お店選びがまた大変なんですよね、予算との相談もありますし。

幅広い年代の好みに合わせた食事を選ばなければなりませんし、男女比によってはボリューム重視にするのか、女性が多ければ女性受けするお店も考慮しなくてはいけません。

お酒の嗜好も人によってなので幅広くカバーできるよう心掛けたいものです。

口コミだけでお店を選ぶのではなく、直接電話をして店の人と話してみるだけでも接客態度が良いのか悪いのか、お店の印象が伝わります。

一般的に予算は飲み放題がついていて一人5000円～といったところでしょうか。

忘れがちなのは食物アレルギーのリサーチです。
これに関しては始めの開催連絡の段階でアレルギーのある方は併せてご連絡をくださいと、予め伏線を張っておくべきでしょう。

指定するコースなどの料理に、参加者の苦手とするアレルギー物質が含まれているならば代替品は可能なのか、店員との交渉でなんとなくそのお店が良いかどうかわかるものです。

自分の好みだけでお店や料理のコースを決めるのは絶対にNGですね。

お店が決まったら道順などを調べる為、お店の下見をしてみましょう。

実際にお店を利用してみる事ができれば尚の事betterです。

席決めについて

上座・下座のマナーがありますが、それを基準にできるだけ年代が混じるように席を設けるのもいいかもしれません。そうしないと普段から話しやすい人同士で固まって飲んでしまう事になり面白味がなくなります。少なからずこうした会社での行事には親睦を深める意図がある筈ですから。

上司も部下も男も女も含めてクジ引きで決めるのもトラブルなく面白いかもしれません。

当日の段取りについて

２～３時間と時間は限られていると思います、なので段取りが大事ですね。

幹事は開始時間よりも余裕をもってお店に到着するようにして、
集まりが悪くとも予定通りの時刻に始めて終わらせないとお店にも迷惑がかかってしまいます。

飲み物や食べ物が全員に行き渡っているか、他のお客さんもいる訳ですから迷惑になっていないかなど、とにかく参加者全員が楽しんでいるか気を配らなければなりません。食べ残し、飲み残しがあった場合、ペナルティを受ける場合もありますので注意が必要ですね。

司会進行、挨拶など

緊張するのはわかりますが、そこまで気を張る必要はないかと思います。

初めての幹事であればぎこちなくても仕方がないと思いますし、熱意が伝われば和やかな場ですから殺伐とした雰囲気にはならない筈。

要はみんなが楽しんでいればそれで良いと思います。

終わりに

飲み会後はお店への感謝の気持ちをきちんと伝えましょう。お酒が入れば少なからず粗相をしてしまう人もいるかもしれません。

会社の名前で予約を入れるでしょうから悪いイメージを植え付けない為、大事な後始末です。

おもてなしの精神で幹事に臨めばきっと成功をして、普段の仕事にも良い影響を与える事ができると思います。